Quality Services
50% minder fouten en 40% efficiëntere planning dankzij volledige digitalisering van administratie- en serviceprocessen
Contactpersoon
Yanick van der Made
Website
Rol
Finance Manager
Bedrijfsnaam
Quality Services
Klant bij Innovine Projects sinds
2018
Quality Services (QS) biedt op maat gemaakte oplossingen voor de hygiëne van sanitaire voorzieningen, keukens en vloeren. Hun dienstverlening gaat verder dan enkel het leveren van producten; ze bieden ook deskundig advies, installatie en voortdurende service op locatie. Het opbouwen van sterke partnerschappen met klanten is een belangrijk onderdeel van hun missie, waarbij regelmatig contact en onderhoud ervoor zorgen dat hygiëne altijd optimaal is.
Met een focus op duurzaamheid en kwaliteit streeft QS ernaar hun klanten te ontlasten door het leveren van betrouwbare, efficiënte en professionele diensten. Hun missie is duidelijk: “QS gaat verder om ervoor te zorgen dat iedereen overal, elke dag de optimale hygiëne ervaart in sanitaire ruimtes, keukens en op vloeren.
De uitdaging
Quality Services stond voor de uitdaging om hun administratieve en serviceprocessen te digitaliseren. Voorheen waren deze processen volledig op papier gebaseerd, met mappen, werkbladen en fysieke communicatie tussen afdelingen als kernonderdelen. Dit leidde vaak tot fouten in gegevens, inefficiënte planning en vertragingen bij het uitvoeren van servicebezoeken. De interne administratie en externe servicemedewerkers waren sterk afhankelijk van handmatige taken, wat het risico op fouten en uitgestelde service verhoogde.
Daarnaast was er behoefte aan een geïntegreerde oplossing die zowel administratie als servicelevering naadloos zou verbinden. Het doel was om alle processen te centraliseren en te automatiseren, zodat medewerkers sneller kunnen reageren en klanten een betere, foutloze service kunnen bieden.
Daarnaast was er behoefte aan een geïntegreerde oplossing die zowel administratie als servicelevering naadloos zou verbinden. Het doel was om alle processen te centraliseren en te automatiseren, zodat medewerkers sneller kunnen reageren en klanten een betere, foutloze service kunnen bieden.
Implementatie van de IT-oplossing
Innovine ontwikkelde een geïntegreerd administratie- en servicesysteem voor Quality Services, waarmee de volledige digitalisering van hun processen mogelijk werd gemaakt. Het systeem bestaat uit twee nauw verbonden toepassingen: een voor het interne administratieve personeel en een ander voor de externe servicemedewerkers. Uiteindelijk kwam er ook een derde systeem bij: een geintegreerd klantenportaal. Hierdoor kan QS beter met haar klanten communiceren over haar contracten en daarbij de afgesproken voorwaarden en planningen.
Het administratiesysteem stelt het personeel in staat om contractbeheer, planning en facturatie volledig digitaal af te handelen, terwijl het servicesysteem ervoor zorgt dat servicemedewerkers eenvoudig klantbezoeken kunnen plannen en voltooien. Dankzij de real-time synchronisatie tussen de twee systemen kunnen medewerkers nu naadloos samenwerken en is de data altijd up-to-date.
Daarnaast werd de planning van servicebezoeken geautomatiseerd op basis van contracten, wat zorgde voor efficiëntere planning en uitvoering van bezoeken. Klanten tekenen nu hun bonnen digitaal, die vervolgens automatisch worden verwerkt voor facturatie. De systemen zorgen voor een soepele gegevensuitwisseling en verhogen de efficiëntie door workflows te automatiseren.
Het administratiesysteem stelt het personeel in staat om contractbeheer, planning en facturatie volledig digitaal af te handelen, terwijl het servicesysteem ervoor zorgt dat servicemedewerkers eenvoudig klantbezoeken kunnen plannen en voltooien. Dankzij de real-time synchronisatie tussen de twee systemen kunnen medewerkers nu naadloos samenwerken en is de data altijd up-to-date.
Daarnaast werd de planning van servicebezoeken geautomatiseerd op basis van contracten, wat zorgde voor efficiëntere planning en uitvoering van bezoeken. Klanten tekenen nu hun bonnen digitaal, die vervolgens automatisch worden verwerkt voor facturatie. De systemen zorgen voor een soepele gegevensuitwisseling en verhogen de efficiëntie door workflows te automatiseren.
Waarom Innovine?
Quality Services koos Innovine vanwege hun vermogen om complexe processen te digitaliseren en te integreren in een gebruiksvriendelijk systeem. Innovine demonstreerde hun capaciteit om oplossingen te leveren die niet alleen voldoen aan de huidige eisen, maar ook schaalbaar zijn voor toekomstige groei. Hun expertise in het ontwikkelen van op maat gemaakte IT-oplossingen, gecombineerd met een diep begrip van administratieve en serviceprocessen, maakte hen de ideale partner voor dit project.
Innovine leverde een uitgebreide oplossing die de administratie- en serviceoperaties van Quality Services volledig digitaliseerde. Deze oplossing resulteerde in minder fouten, een efficiëntere workflow en verbeterde samenwerking tussen intern en extern personeel.
Innovine leverde een uitgebreide oplossing die de administratie- en serviceoperaties van Quality Services volledig digitaliseerde. Deze oplossing resulteerde in minder fouten, een efficiëntere workflow en verbeterde samenwerking tussen intern en extern personeel.
Resultaten en voordelen
Dankzij de implementatie van het geïntegreerde administratie- en servicesysteem heeft Quality Services aanzienlijke voordelen behaald. De volledige digitalisering van processen heeft geleid tot een vermindering van 50% van de fouten en een efficiëntere planning, wat resulteerde in een tijdsbesparing van 40%. Werknemers kunnen nu sneller en nauwkeuriger werken, terwijl servicemedewerkers tijdens klantbezoeken altijd over de benodigde informatie beschikken.
Bovendien heeft de automatisering van contractbeheer en facturatie de administratieve last aanzienlijk verminderd. Door de digitale verwerking van serviceorders en planningen worden klanten nu zonder vertraging bediend, wat heeft geleid tot een significante verhoging van de klanttevredenheid.
Bovendien heeft de automatisering van contractbeheer en facturatie de administratieve last aanzienlijk verminderd. Door de digitale verwerking van serviceorders en planningen worden klanten nu zonder vertraging bediend, wat heeft geleid tot een significante verhoging van de klanttevredenheid.
De oplossing
Een geïntegreerd administratie- en servicesysteem dat zowel interne als externe processen digitaliseert en automatiseert:
- Contractbeheer en facturatie: administratief personeel kan eenvoudig contracten beheren, planningen maken en facturen genereren, alles binnen één geïntegreerd systeem.
- Geautomatiseerde planning: servicebezoeken worden automatisch gepland op basis van contracten, wat zorgt voor een efficiënte en nauwkeurige planning van klantafspraken.
- Documentbeheer: alle documenten, zoals bestelbonnen en servicerapporten, worden digitaal verwerkt en zijn direct toegankelijk voor zowel administratieve als servicemedewerkers.
Servicebeheer en klantinteractie
- Routeplanning en klantbezoeken: servicemedewerkers kunnen eenvoudig hun routes plannen en uitvoeren, met real-time toegang tot klantgegevens en de benodigde documentatie voor elk bezoek.
- Digitale serviceafhandeling: klanten ondertekenen bonnen digitaal, die automatisch worden verwerkt voor facturatie, waardoor papierwerk wordt geminimaliseerd.
- Real-time gegevensuitwisseling: alle gegevens tussen administratie- en serviceteams worden in real-time gesynchroniseerd, wat zorgt voor naadloze samenwerking en up-to-date informatie.
Administratie en financieel overzicht
- Volledig geautomatiseerde facturatie: het systeem genereert automatisch facturen op basis van voltooide servicebezoeken en contracten, wat fouten vermindert en de factureringssnelheid verhoogt.
- Informatieve financiële rapportages: administrators hebben toegang tot uitgebreide dashboards met real-time informatie over inkomsten, uitgaven en actieve contracten.
- Contractbeheer en herinneringen: contracten worden automatisch gepland, bijgewerkt en up-to-date gehouden door de administratieve handelingen die plaatsen binnen het systeem.
resultaten:
- 50% minder fouten: digitalisering van handmatige processen heeft aanzienlijk bijgedragen aan het verminderen van fouten in administratie en serviceafhandeling.
- 40% efficiëntere planning: geautomatiseerde planningssystemen hebben de snelheid en nauwkeurigheid van servicebezoeken verbeterd.
- Verbeterde klanttevredenheid: klanten ontvangen sneller en nauwkeuriger service, wat leidt tot een hogere algehele tevredenheid.
- Snellere serviceafhandeling: servicemedewerkers kunnen klantbezoeken nu sneller uitvoeren, met directe toegang tot alle benodigde informatie via hun apparaten.
- Naadloze workflow tussen afdelingen: real-time gegevensuitwisseling tussen administratie- en serviceteams zorgt voor foutloze samenwerking tussen interne en externe medewerkers.
Yanick van der Made
Finance Manager — Quality Services.
We hebben een indrukwekkende evolutie doorgemaakt naar een digitale organisatie. Samen hebben we een efficiënt digitaal platform gecreëerd, waardoor klanten directe toegang hebben tot essentiële informatie. Dit stelt ons in staat om efficiënter te werken en meer te vertrouwen op data dan op ervaring en intuïtie. Al twee jaar levert onze samenwerking uitstekende resultaten op. Innovine is onmisbaar geworden in onze digitale transformatie.”
Wat je misschien ook leuk vindt om te lezen
Succesverhalen van
onze klanten
Ontdek hoe onze oplossingen echte resultaten leveren door in te spelen op de unieke behoeften van klanten met specifieke bedrijfsprocessen, gespecialiseerde expertise en complexe bedrijfslogica.
